Vijf tips voor een geslaagde onboarding

Wat is onboarding?

Letterlijk betekent onboarding ‘aan boord helpen’. Een beter passende vertaling is ‘inwerken’. Tijdens het onboardingsproces behandel je vijf aspecten van je bedrijfscultuur. Onze onboarding checklist:

• Zorg voor goed verwachtingsmanagement;
• Communiceer duidelijk over de bedrijfscultuur;
• Bewaak de integratie in het team;
• Zorg ervoor dat informatie aankomt (en niet alleen wordt verzonden);
• Gebruik feedback van nieuwe medewerkers.

Tip 1: Zorg voor goed verwachtingsmanagement

Een goede onboarding begint al tijdens de wervingsfase. Een duidelijke en concrete vacaturebeschrijving is van groot belang. Wat houdt de functie inhoudelijk in? Bestaan er doorgroeimogelijkheden? Mag er meegedacht worden over het verbeteren van processen? En zo ja: hoeveel tijd wordt hiervoor gereserveerd? Wees eerlijk en transparant over de inhoud van het werk. Maak het niet mooier dan het is en vermijd abstracte beschrijvingen.

Communiceer nog voor de proeftijd wat een medewerker kan verwachten op gebied van de beoordelingen van prestaties. Op welke wijze wordt er gemeten of iemand zijn werk goed doet? Zijn er evaluatiegesprekken en zo ja, hoe vaak? Hoeveel tijd is er voor training en opleiding? Heeft een medewerker een vaste buddy waar hij terecht kan voor inhoudelijke vragen? Formuleer heldere antwoorden op deze vragen en zorg ervoor dat de medewerker weet waar ze te vinden zijn.

Stel vragen over de verwachtingen van de medewerker zelf. Dit geeft je een helder inzicht in eventuele verschillen. Tackel deze zo vroeg mogelijk!

Tip 2: Communiceer duidelijk over de bedrijfscultuur

De uitvoering van tip 2 begint ook tijdens de wervingsfase. De perfecte match tussen medewerker en bedrijf is 100% persoonlijk. Eerlijk communiceren over de bedrijfscultuur is van groot belang. Wordt er Agile gewerkt? Prima. Maar als in de praktijk blijkt dat er een ‘ouderwets hiërarchische’ structuur is, dan schaadt je het vertrouwen dat een medewerker in je heeft. Bovendien is er geen sprake van goed of niet goed, maar draait het om de match. Misschien zit jouw potentiële kandidaat helemaal niet te wachten op een Agile-cultuur.

Communicatie over je bedrijfscultuur bestaat daarnaast uit hele praktische zaken. Je kunt hierbij denken aan de dresscode, afspraken over werktijden en afstemming over vakanties en vrije dagen. Er bestaat geen goed of fout. Bij sommige bedrijven is binnenlopen in je korte broek om 10.30 uur geen enkel probleem. Maar dat past niet overal. Voorkom dat medewerkers aangesproken worden op regels die ze niet kennen.

Tip 3: Bewaak de integratie in het team

Waarschijnlijk zorgt je team er in de praktijk voor dat een nieuwe medewerker zich welkom voelt. Maar als onboardingsspecialist is het aan jou om te controleren of een nieuwe medewerker daadwerkelijk opgenomen wordt in het team. Voorkom dat een nieuwe medewerker eenzaam wordt. Het praatje bij het koffiezetapparaat mag dan weinig waarde lijken te hebben, het zorgt wel voor verbinding onderling.

Heb je een hybride bedrijfscultuur? (Beeld)bel dan ook eens met je nieuwe medewerker om te vragen hoe het gaat. Ook buiten de vaste momenten dat er een gesprek of evaluatie gepland staat. Denk daarnaast heel goed na over de buddy die je toewijst aan een nieuwe medewerker. Het kan verleidelijk zijn om iemand te selecteren die veel kennis heeft. Maar soft skills zijn net zo belangrijk, misschien wel belangrijker!

Tip 4: Zorg ervoor dat informatie aankomt (en niet alleen wordt verzonden)

Heldere communicatie over hoe er gewerkt wordt is van essentieel belang. Denk daarom na over wat je wilt overbrengen én hoe je dit gaat overbrengen. Zorg voor een combinatie van praktijk en theorie. Houd hierbij rekening met de vergeetcurve.

De vergeetcurve is een uitvinding van de Duitse psycholoog Hermann Ebbinghaus (anno 1885). Een onderzoek van Ebbinghaus heeft aangetoond dat je ongeveer 75% van alle nieuw opgenomen informatie binnen een week vergeet. Dit kun je overigens voorkomen: door nieuwe kennis actief te gebruiken. Tijdens de onboarding moeten medewerkers nieuwe informatie binnen een werkweek zeker drie keer gebruiken, waarvan één keer binnen een dag.

Het streven is om de nieuwe informatie op te slaan in het langetermijngeheugen. Volgens wetenschappers is de opslagcapaciteit van ons langetermijngeheugen vrijwel eindeloos. Dit in tegenstelling tot het korte termijngeheugen: hierin kunnen slechts zeven cijfers of woorden worden onthouden. Het doel van de onboarding moet daarom altijd zijn om informatie in het langetermijngeheugen op te slaan. Dat is een kwestie van vaak herhalen.

Medewerkers kunnen onmogelijk al je beleidsregels en instructies onthouden. Maar als ze de basis in hun langetermijngeheugen op kunnen slaan, wordt het dagelijkse werk wel een stuk eenvoudiger. Zorg er daarnaast voor dat ze heel goed begrijpen waar bepaalde bestanden terug te vinden zijn. Ook hierbij kun je herhaling toepassen: als medewerkers de logica van je bestandstructuur snappen, zullen ze minder vaak omhulp hoeven te vragen. 

Tot slot: wees je heel erg bewust van je eigen rol als verzender, ten opzichte van je ontvanger. Het gaat er niet om dat je alles hebt beschreven wat relevant is, maar dat de informatie aankomt bij je ontvanger. Denk daarom na over de timing, hoeveelheid en de vorm van de door jou opgestelde informatie. Soms is het beter om een kleine Kahoot-quiz te doen die aansluit bij de voorkennis van een inwerkklas, dan om weer een bestand van 20 pagina’s geschreven tekst aan ze voor te leggen. De onboarding is geslaagd als de informatie is aangekomen. Dus niét als de informatie is verzonden.

Tip 5: Gebruik feedback van nieuwe medewerkers

Heeft een medewerker je volledige onboardingprogramma doorlopen? Vraag dan om feedback. Bij voorkeur anoniem en schriftelijk, om te voorkomen dat je alleen sociaal wenselijke feedback krijgt. Nieuwe medewerkers kijken met een frisse blik naar je organisatie. Gebruik deze input om je onboardingprogramma nóg beter te maken!

Waarom is onboarding belangrijk?

Een medewerker die vertrekt kost gemiddeld 21% van het bruto jaarsalaris, zo blijkt uit verschillende onderzoeken. De kosten die het domino-effect met zich meebrengen zijn in deze onderzoeken niet meegerekend. Medewerkers die twijfelen of ze bij een organisatie passen hakken sneller de knoop door als andere medewerkers vertrekken. Uit een onderzoek van Jobbird blijkt dat 73% van de medewerkers leuke collega’s heel belangrijk vinden voor hun werkgeluk op de langere termijn. Kortom: inclusief de indirecte schade door dit domino-effect is de financiële schade nog groter.

Nieuwe medewerkers bepalen in het eerste halfjaar of ze blijven of vertrekken. Een goede onboarding verkleint de kans dat medewerkers vertrekken. Het vergroot de betrokkenheid bij het bedrijf. Ook is er sprake van een omgekeerd domino-effect: tevreden medewerkers spreken positiever over hun bedrijf tegen nieuwe medewerkers, waardoor de kans kleiner wordt dat ze in het eerste half jaar vertrekken.