Hoe ziet de dag van een KYC of AML Analist eruit?

Deze blog is gebaseerd op de ervaringen van Tiago (25), junior KYC Analist (ABN AMRO), Sanne (31), junior AML Analist (Rabobank) en Carlos (49), medior Alert Handler/KYC Analist voor het project Transaction Monitoring voor ING Global.

De start van de werkdag

Niet iedere bank en iedere medewerker begint zijn werkdag op dezelfde wijze. Bij de KYC afdelingen van ABN AMRO en ING Global is er een korte dagstart, bij de afdeling AML van de Rabobank gaan medewerkers direct aan de slag met hun alerts.

Tiago (KYC Analist ABN AMRO): “Om 9.00 uur hebben we een dagstart. Daarin bespreken we cijfers en resultaten. In een kwartier tijd bekijken we welke triggers scherper kunnen worden opgepakt. De Junior KYC Analisten benoemen waar ze tegenaan lopen bij het behandelen van deze triggers. De Quality Checkers geven ze inhoudelijke tips vanuit hun ruime ervaring met dossiers.”

Carlos (Alert Handler/KYC Analist ING Global): “Wij starten de dag met een conference call. Onze afdeling is verspreid over Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Luxemburg. Ook hebben we twee managers die veel onderweg zijn en collega’s die soms thuis werken. Een conference call is zodoende de beste manier om zoveel mogelijk collega’s tegelijk te spreken. We beginnen de meeting met praktische zaken. Welke nieuwe medewerkers gestart zijn en op welke locatie bijvoorbeeld. Daarna wordt er besproken waar iedereen mee bezig is.”

“Wanneer de conference call voorbij is hebben we nog een meeting met onze eigen Task Force. Bij ons is het gehele team opgedeeld in Task Forces van 6-12 man die allemaal een specifieke specialiteit hebben. Tijdens deze meeting worden de alerts die onze Task Force gaat afhandelen verdeeld. Task Force coördinatoren bewaken het aantal alerts dat moet worden afgehandeld en verdelen ze op basis van deze targets.”

Sanne (AML Analist Rabobank): “Ik klap mijn laptop open en begin met werken. Ik haal mijn alerts uit een werklijst, ik kan dus direct beginnen met analyseren.”

De werkdag: de KYC of AML-analyse

Het analyseren vult het merendeel van de uren in een werkdag. Dit is bij alle grootbanken het geval.

Tiago (KYC Analist ABN AMRO): “Ik zoek een flexplek uit en begin mijn werkdag. Vanuit een computerscan krijg ik dossiers toegewezen. Er zit geen voorselectie op de complexiteit van een dossier, dus je weet nooit wat je kunt verwachten. Soms ben ik in 1,5 uur met een dossier klaar. Maar het kan ook een groot deel van de dag in beslag nemen. Uiteindelijk handel ik gemiddeld 2 dossiers per dag af.”

“Ik begin met analyseren. Je gebruikt heel veel bronnen om vast te stellen wat de situatie van de klant is. Wat betreft ben je nog net geen FIOD. We halen bijvoorbeeld gegevens op van de Kamer van Koophandel (KVK) en het Kadaster, maar ook van Facebook en LinkedIN. Je achterhaalt hoeveel vastgoed een klant heeft, wat het welvaartsniveau is en of andere feiten waaruit blijkt dat het helemaal niet zo vreemd is dat een klant regelmatig €2000,- opneemt. Om maar een voorbeeld te noemen.”

Carlos (Alert Handler/KYC Analist ING Global): “In dit specifieke project van ING worden oudere transacties gecheckt van het MKB en privépersonen. Ik pak alerts op. Dit kunnen losse transacties zijn, maar het kan ook een bundeling van transacties. De complexiteit van deze alerts is niet zo hoog als bijvoorbeeld bij grotere bedrijven met ingewikkelde structuren. Zonder te ver in te gaan op de inhoud: binnen dit project pakken we de analyse echt anders aan dan in de Business as Usual van de KYC analyse.”

Sanne (AML Analist Rabobank): “Ik pak de meest recente alert op uit een lijst die uit een computerscan is gekomen. De alerts duiden op transacties die met witwassen te maken kunnen hebben. Bijvoorbeeld een klant die €50.000,- gestort heeft. Soms bestaat een alert uit meerdere transacties van dezelfde klant. Ik ga op zoek naar een logische verklaring voor iedere transactie. Een klant kan bijvoorbeeld recentelijk een gift hebben ontvangen. Wanneer ik geen logische verklaring vind dan neem ik contact op met de klant. Dit gebeurt bij ongeveer 50% van de alerts die ik op pak.”

“Heb ik na het contact met de klant nog steeds geen verklaring? Dan gaat er een signaal naar de afdeling CDD (Customer Due Dilligence). Dan wordt de zaak breder vanuit een breder perspectief bekeken. Een AML-analist kijkt puur en alleen naar transacties.”

De werkdag: samenwerking

De complexiteit van het werk varieert per dossier. Dat geldt voor alle ervaringsdeskundigen die zijn geïnterviewd voor deze blog. Het is dan ook niet vreemd dat elkaar helpen belangrijk is en dat er Quality Checkers rondlopen om tips te geven wanneer dit nodig is.

Tiago (KYC Analist ABN AMRO): “Ik probeer in eerste instantie mijn analyse zelf te doen. Kom ik er niet uit, dan betrek ik er een Quality Checker bij. Ik probeer ze regelmatig vragen te stellen voor ik een dossier afsluit. Op die manier kan ik een dossier in één keer goed afsluiten. Ze hebben zelf ook liever dat ik ze tijdens het proces betrek. Ze moeten alles achteraf checken en als er zaken niet kloppen moeten ze dat achteraf aanpassen.”

“Bij ons bestaat er een beleid van ontspanning. Even een potje tafelvoetballen is geen probleem, ook als je geen pauze hebt. Zolang je het werk goed doet, kijkt niemand je daarop aan. Het kan best zwaar werk zijn voor je hoofd. Dus af en toe een onderbreking zorgt ervoor dat je scherp blijft.”

Carlos (Alert Handler/KYC Analist ING Global): “Ik kan vrijwel alle alerts zelfstandig afhandelen. We proberen onderling wel gebruik te maken van elkaars sterke punten. Dus hulp vragen wordt zeker gedaan. De formulering in een dossier is bijvoorbeeld voor mij altijd een uitdaging, er zijn collega’s die daar beter in zijn.”

Sanne (AML Analist Rabobank): “Als je net begint als AML Analist ben je redelijk aan het zwemmen. De kneepjes van het vak leren duurt een jaar. Ik ben zelf nu zeven maanden bezig.”

“Ik probeer inmiddels alles zelfstandig af te handelen. Als ik er niet uit kom dan vraag ik hulp bij een ervaren analist. In de praktijk komt het nog regelmatig voor dat ik dit doe. Ik denk bij 20 tot 30% van de alerts. Als ik een dossier zelf afhandel wordt de afwerking overigens altijd gecontroleerd door een Quality Checker om te bekijken of het voldoet aan de eisen van het FIU (Finance Intelligence Unit). Vervolgens bekijkt het team Cams het nogmaals en wanneer het akkoord is wordt het opgestuurd naar het FIU. Als een zaak echt heel complex is en er zijn veel klanten bij betrokken dan gaat het dossier naar het team Investigations.”

Het einde van de werkdag

Ook het einde van de werkdag verschilt per afdeling en per bank. In het geval van drie geïnterviewden is er alleen bij Carlos (Alert Handler/KYC Analist) een terugkerend ritueel aan het einde van de dag.

“Tussen 16:00 – 17:00 uur hebben we nog een meeting. De inhoud van die meeting is een stuk specifieker dan die van de conference call die 's ochtends plaatsvindt. We gaan aan het einde van de dag dieper in op de bezigheden van de verschillende teams in Nederland en Luxemburg. Soms heeft één van de teams teveel werk en moet er door een ander team worden bijgesprongen.”

“Om 17:00 uur moeten alle alerts ingeleverd worden. Wanneer er targets niet gehaald zijn, worden we gevraagd om over te werken. Dit komt af en toe voor.”